Pourquoi et comment dématérialiser les factures ?

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De plus en plus d’entreprises se tournent aujourd’hui vers la dématérialisation de documents. Entre les économies et les nombreux autres bénéfices qu’elle permet, ce qui est sûr, c’est que la numérisation de documents est devenue incontournable. Pour ceux qui souhaitent mettre en place un tel process, voici les marches à suivre.

Quel intérêt pour l’entreprise de dématérialiser ses documents ?

La dématérialisation de factures et des documents en général promet de nombreux avantages à condition que l’entreprise choisisse la solution la mieux adaptée à ses besoins. En effet, les économies réalisées dépendent en grande partie de l’efficacité de la solution de dématérialisation retenue. Il convient de rappeler que la dématérialisation permet un traitement rapide, efficace et économique des documents. Les différents process tels que la mise sous pli, l’impression, la photocopie, l’acheminement et les autres circuits de traitement des documents seront ainsi simplifiés.

Les coûts de traitement des factures seront également divisés par deux tandis que la gestion des relations avec les collaborateurs, les fournisseurs, les banques, les administrations fiscales et les clients sera améliorée. Comme la numérisation des documents de l’entreprise favorise toutes les formes de partage, cela devrait contribuer à la mise en place de plateformes communautaires et encourager le travail collaboratif. Enfin, l’entreprise peut faire des économies importantes sur les coûts de transport, de papier et d’encre et participe dans la foulée à la protection de l’environnement.

Comment dématérialiser efficacement ?

Il existe différentes solutions de dématérialisation allant des plus classiques aux plus élaborées. Il sera par exemple possible d’installer un logiciel de numérisation sur les postes de travail ou recourir aux services d’un prestataire en ligne. Le choix de la solution devra bien évidemment tenir compte du budget, mais aussi des besoins de l’entreprise.

Pour choisir efficacement sa solution technologique, il faudra également penser aux changements que va apporter la dématérialisation sur l’organisation et sur les méthodes de travail de l’entreprise. Que l’on choisisse de dématérialiser tous les documents de l’entreprise ou uniquement les factures des fournisseurs ou les moyens de paiements, il existe des outils spécifiques à chaque besoin. Une fois que l’on a défini le type de documents à dématérialiser, il faudra s’intéresser aux questions de coûts et de volume. Si le SaaS reste incontournable, surtout pour ceux qui recherchent des solutions à moindres coûts, les services d’externalisation des processus de gestion interne se révèlent nettement plus adaptés à ceux qui traitent des millions de documents à l’année. À noter que s’il y a un cadre juridique spécifique alors, il faudra opter pour une solution qui puisse garantir la confidentialité et la sécurité des données.

Quelles précautions prendre ?

Pour assurer l’efficacité du projet de dématérialisation, il faudra impliquer tous les collaborateurs et les initier rapidement aux nouvelles méthodes de travail. Un accompagnement par les prestataires de service se révèle notamment impératif dans la mesure où ils seront les seuls à pouvoir informer et former les collaborateurs aux nouveaux outils qu’ils vont désormais devoir maitriser. Ceci devrait faciliter l’intégration de nouveaux outils aux pratiques de l’entreprise.

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