Technique pour choisir la meilleure permanence téléphonique - ZeIlaina

Les techniques pour choisir la meilleure permanence téléphonique

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Un bon accueil téléphonique est la meilleure solution pour dévoiler la bonne organisation d’une entreprise. Il permet également d’éviter de perdre des appels et retenir des clients potentiels. Pour bénéficier de ces avantages, quelles sont les solutions pour mieux choisir la permanence téléphonique en réception ou émission d’appels ?

Choisir selon les technologies utilisées

Concernant la gestion des appels téléphoniques, l’usage de standards à plusieurs lignes et d’autocommutateurs est désormais une solution non négligeable. Seuls la maîtrise des flux et du débit d’appels seront à assurer. Pour ce faire, lors d’une émission d’appel, celui-ci passe par l’autocommutateur et arrive au bon poste. D’ailleurs, un grand nombre d’entreprises de permanences téléphoniques optent pour le système de gestion par autocommutateurs par IP relié à internet.

Ceci permet de réduire largement le coût. Parfaitement fiable, les autocom IP concordent réellement avec les outils de gestion de pré-décrochage, reporting ou encore l’agenda. Il vaudrait mieux donc suivre les tendances et miser sur les nouvelles technologies pour bénéficier des avantages d’une permanence téléphonique de qualité et innovante.

Sélectionner à partir du niveau de capacité des télésecrétaires

Selon le secrétaire d’activité de l’entreprise, les besoins en matière de réception ou émission d’appel téléphonique sont variés. Si l’entreprise opère dans l’univers médical, la spécialisation de la permanence téléphonique en matière médicale sera nécessaire, notamment pour avoir connaissance des soucis exposés par un patient. Une fois que le télésecrétaire sera en mesure d’échanger avec l’appelant, l’entreprise pourra renforcer son image de marque auprès du public.

Pour les appels en provenance de l’étranger, il est possible de compter sur le savoir-faire de secrétaires bilingues. En outre, une permanence téléphonique spécialisée dans un domaine précis s’avère être un atout majeur pour le développement du secteur d’activité de l’entreprise. Il faudra donc choisir celle qui correspondra à l’image de la société et à son domaine.

D’autres techniques pour choisir la permanence téléphonique pour la réception ou l’émission d’appels

Généralement, il était facile de retrouver des permanences de qualité même avec l’usage d’outils basiques. Le décrochage rapide, le nombre de télésecrétaires, l’utilisation des agendas en papier pour noter la reprise de rendez-vous ou messages. Actuellement avec la digitalisation des entreprises et l’informatisation des données, la permanence a beaucoup évolué sur tous les angles. Actuellement, l’usage de la gestion d’agendas électroniques en systèmes SAAS a pris le devant.

À part cela, les besoins en termes de permanence téléphonique dépendront des moments clés, les heures d’ouverture et les télésecrétaires en service. En général, il est important de concorder tous ces éléments. Souvent, les grosses entreprises ont la capacité de proposer des services téléphoniques 24 heures. Ce qui leur permet de recevoir des appels à toute heure de la journée et la nuit.

Cependant, toutes les sociétés n’auront pas à avoir les mêmes besoins. Tout dépend d’ailleurs de l’activité de chacun. Pour un avocat par exemple, il est possible que la permanence ne se fasse qu’en demi-journée à un jour bien fixé. Pour un médecin généraliste, il en est de même. De ce fait, le choix de la permanence téléphonique repose sur l’activité de chacun.

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